SAP FI : Faire la comptabilité sans être comptable !

Vous savez qu’avec le module Finance de SAP (SAP FI) on peut tenir une comptabilité sans besoin de recruter un comptable et sans avoir de connaissance en comptabilité ! c’est sérieux.

Tout le monde fait de la comptabilité avec SAP sans se rendre compte, un commercial qui enregistre des factures de vente fait de la comptabilité, un acheteur qui enregistre des factures d’achat fait de la comptabilité, un magasinier qui fait des réceptions et des sorties de marchandises fait de la comptabilité, un responsable de production qui valide la production d’un stock de produits finis fait de la comptabilité… en fait tout le monde participe dans la tenue de la comptabilité. c’est magique non :)

Voici l’exemple d’un acheteur qui enregistre la facture qu’il vient de recevoir du fournisseur :

Facture fournisseur MM FI

L’acheteur enregistre la facture fournisseur dans le module MM (Gestion des articles), vous pouvez constater qu’il a renseigné des informations générales concernant l’achat : le numéro de facture, quantité, Montant… par contre il n’a renseignée aucune information concernant la comptabilité (les comptes comptables par exemple), parce que la pièce comptable est générée de façon automatique dans SAP par le module FI suite à l’enregistrement de la facture.

Un autre exemple d’un commercial qui enregiste une facture client suite à une vente :

Facture client

La même chose pour ce commercial, sauf que cette fois-ci la facture de vente est enregistrée dans le module SD (Administration des ventes), ensuite le module FI génère automatiquement la pièce comptable concernant cette vente.

Alors comment le système créé automatiquement la pièce comptable et comment il choisi les comptes comptables à utiliser ?

Paramétrage

Le paramétrage dans SAP est l’ensemble d’opérations qui permettent de préparer et d’adapter le système SAP pour l’utiliser, les travaux de paramétrage sont faits normalement par des consultants SAP spécialisés dans chaque module en collaboration avec les gens du métier (Comptables pour FI, acheteurs pour MM…).

Donc SAP est un ERP paramétrable, et le module FI en fait partie. Le paramétrage des deux exemples ci-dessus (Achat et Vente) consiste à préparer les schémas comptables (comptes à débiter et comptes à créditer) concernant chaque opération. Au moment de la saisie de la facture (d’achat ou de vente), la création de la pièce comptable se fait en arrière plan d’une manière automatique sans l’intervention  du comptable.

Ecritures automatiques

On sait que pour faire la comptabilité, il faut passer des écritures comptables pour toutes les transactions financières de l’entreprise (Achat, vente, encaissement, décaissement,…), et sur la base de ces écritures comptables on génère tous les Etats de reporting concernant la comptabilité : Grand livre, Balance, Bilan, Compte de résultat, etc. Donc l’élément de base ce sont les écritures comptables (dans SAP on les appelle ‘Pièces comptables’).

Le module FI adopte la logique des écritures automatiques, chaque événement est associé à un schéma d’écriture comptable (Débit / Crédit) préparé à l’avance dans le paramétrage, dans l’exemple de facture d’achat ci-dessus voilà comment le système a déterminé les comptes comptables à utiliser (ça se passe de la même manière pour la facture de vente) :

Facture d’achat

  • 6011- Achat : Ce compte est déterminé sur la base de la classe de valorisation de l’article acheté, (Transaction de paramétrage : OBYC).
  • 4456- TVA : chaque facture contient un code de TVA sur deux caractères, chaque code est paramétré dans SAP avec un taux de TVA et un compte général attaché (exemple : code TVA ‘V1′ : TVA déductible 20% – compte : 4456) à chaque fois que le code V1 est utilisé dans une facture le système calcule automatiquement le montant de TVA et détermine quel compte comptable utiliser (Transaction de paramétrage : FTXP).
  • 4011- Fournisseur : Le numéro de fournisseur utilisé dans la facture est 18 (numéro auxiliaire), dans la fiche fournisseur (Transaction : FK03) il y a le compte collectif 4011 renseigné, comme ça à chaque fois que le fournisseur 18 est utilisé, le compte 4011 est imputé automatiquement.

plus de 90 % des pièces comptables sur SAP sont des écritures automatiques générées par le système, par exemple à partir des opérations suivantes, SAP génère des écritures automatiques :

  • Paiements automatiques des fournisseurs
  • Relevé bancaire électronique
  • Calcul et comptabilisation des amortissements

Voici une présentation générale de ces écritures automatiques, avec les points de paramétrage concernant chaque écriture :

 

Intégration entre les modules SAP

SAP est un ERP, donc tous les modules sont fortement intégrés, c’est pour ça on trouve une même opération (Exemple : Achat) est traitée en même temps par plusieurs modules : MM, FI, CO

  • MM : réalisation de l’achat, constation de l’augmentation de stock
  • FI : Enregistrement de l’écriture comptable pour l’entrée de marchandise
  • CO : imputation de l’achat sur un un centre de coût (à titre d’exemple)

La force de SAP vient de cette intégration, le module FI profite de cette intégration pour générer de façon automatique les pièces comptables à chaque fois qu’il y a une opération significative pour la comptabilité quel que soit le module qui traite cette opération, comme ça on tient une comptabilité à la source, c’est à dire dans le module SAP source de cette opération.

Dans cet exemple d’opération d’achat le module source est MM, alors que FI est impacté d’une manière automatique.

Plus d’analyse, moins de travaux classiques

On a constaté ci-dessus que les activités classiques  et quotidiennes de la comptabilité (passation des écritures comptables) sont gérées de façon automatique par le module FI, ce qui laisse le temps pour les comptables pour faire des tâches plus intéressantes qui concernent l’analyse de la situation financière de l’entreprise.

Il faut rappeler aussi que la mise en place de ce système d’écritures automatiques nécessite un travail dur de conception, et les comptables sont fortement sollicités pour valider tous les schémas comptables qui seront générés.

Une fois le paramétrage des pièces comptables est fait, les pièces comptables se crééent automatiquement et les comptables ne font que des contrôles et des analyses, ce qui augmente la qualité de l’information comptable dans l’entreprise.

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14 thoughts on “SAP FI : Faire la comptabilité sans être comptable !

  1. Bonjour,
    Je gère la comptabilité d’une société dont le progiciel est SPA et je ne l’ai jamais utilisé:
    je veux étudier ce logiciel de gestion pour réussir ma tâche. MERCI

  2. Bonjour, merci beaucoup pour votre site, une petite question: Comment peut-on empêcher que le code utilisateur d’un comptable ne soit utilisé par un autre comptable quand il part en vacances?

    Je vous remercie par avance pour votre réponse.

  3. Avant tout, Je vous félicite pour votre site et bonne continuation.
    Pouvez vous m’aider où je peux me former à distance ou presentiel au maroc sur SAP logistique et transport

    Merci d’avance.

  4. bonjour
    je souhaite créer des abonnements dans le module FI de sap
    ( provision & fnp)

    pouvez-vous me dire comment faire
    merci d’avance

  5. bonjour,

    Je découvre SAP SIFAC dans la fonction publique, je n’arrive pas à saisir mes chèques clients
    Merci pour votre aide
    Joe

  6. Bonjour,

    I need you help please.

    Pourriez-vous svp me dire quelle est la transaction pour voir toutes les od’s passées et la transaction pouvoir les mouvement des cases tva sur une pièce FI ou MM.

    Merci d’avance.

    Bien à vous,

  7. Bonjour,

    Tout d’abord merci pour vos explications.
    Je voudrais savoir quelle fonction ( raccourcis) utilisé pour sortir une balance des comptes du bilan et du compte de résultat?

  8. Bonjour,

    Je vais devoir gérer la caisse d’un magasin dont le progiciel est SAP et je ne l’ai jamais utilisé:

    je m’adapte très facilement à l’informatique mais ce que j’aimerai
    c’est étudier l’interface de ce logiciel de caisse avant de commencer mon travail :
    pouvez vous m’aider: cela concerne un magasin de jardinage….

    • Utilisez la transaction FBCJ, c’est la transaction qui gère toutes les opérations de caisse.

      SAPfan.

  9. Bonjour,
    Merci pour l’effort et l’explication vidéo ,seulement je veux savoir comment faut il suivre la formation d’une manière guidée?

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